4 ข้อดีของการจัดการเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์

ปฏิเสธไม่ได้ว่าอินเทอร์เน็ตได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากในการปรับเปลี่ยนโฉมหน้าของการจัดการเอกสารภายในองค์กร เพราะนอกจากเราจะสามารถนำเอกสารต่างๆ ไปฝากไว้บนระบบอินเทอร์เน็ตได้แล้ว ในปัจจุบันผู้ประกอบการยังมีตัวเลือกเสริมอย่างเครื่องมือจัดการเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์ที่จะช่วยให้ทุกการทำงานด้านเอกสารเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้นกว่าที่เคยอีกเช่นกัน และเพื่อเป็นการพาทุกคนไปทำความรู้จักกับเครื่องมือดังกล่าวกันมากขึ้น วันนี้เราจึงได้ลองนำเอา 4 ข้อดีของการจัดการเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์มาบอกต่อ ส่วนจะเด็ดดวงสักแค่ไหน ตามไปดูกันเลย

ย่นเวลาการจัดการและการค้นหาเอกสาร

สำหรับองค์กรไหนที่มักเจอกับเหตุการณ์หาเอกสารที่ต้องการไม่เจอจนต้องเสียเวลาไปกว่าครึ่งค่อนวันอยู่บ่อยครั้ง การพิจารณานำเครื่องมือจัดการเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์มาใช้งานถือว่าเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้เป็นอย่างดี เนื่องจากปกติแล้ว บนระบบคลาวด์มักมีเครื่องมือค้นหาที่เพียงแค่เราพิมพ์ชื่อ ไฟล์ที่ต้องการก็จะปรากฏขึ้นมาบนหน้าจอของเราในทันที เรียกได้ว่าช่วยย่นเวลาในการจัดการ รวมไปถึงช่วยให้งานเดินต่อไปได้แบบลื่นปรื้ด ไม่มีสะดุดกันเลยทีเดียว

แชร์ข้อมูลได้ง่ายและสะดวกกว่าที่เคย

นอกจากเครื่องมือจัดการเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์จะช่วยให้เราสามารถนำไฟล์ไปเก็บไว้ในที่เดียวได้แล้ว เครื่องมือที่ว่านี้ยังมีอุปกรณ์พิเศษที่เราสามารถนำเอกสารไปแชร์ไว้บนระบบเพื่อให้คนในทีมหรือลูกค้าเข้ามาอ่านหรือแก้ไขไฟล์แบบเรียลไทม์ได้อีกเช่นกัน หรือหากใครที่อยากจะเก็บไฟล์บางไฟล์ไว้ให้เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องดูเพื่อรักษาความปลอดภัยก็สามารถตั้งค่ากำหนดว่าใครที่จะเข้ามาในโฟลเดอร์ได้อีกด้วย

ประหยัดเงินได้มากกว่าเดิม

เนื่องจากระบบคลาวด์เป็นการนำเอกสารทั้งหมดไปเก็บไว้บนระบบอินเทอร์เน็ต ดังนั้นจึงต่างกับการจัดการเอกสารแบบเดิมที่เราจะต้องปริ้นท์เอกสารออกมาก่อนแล้วหาที่เก็บเอกสารเมื่อใช้เสร็จ ซึ่งเราจะต้องเสียทั้งเงินไปกับค่ากระดาษและค่าน้ำหมึกรวมไปถึงพื้นที่ใช้สอยภายในออฟฟิศ

ดูแลความปลอดภัยแบบจัดเต็ม

ทุกคนรู้ไหมว่าการจัดเอกสารองค์กรบนระบบคลาวด์นั้นมีฟังก์ชันด้านความปลอดภัยที่นอกเหนือไปจากการกำหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงไฟล์ โดยตัวอย่างของระบบรักษาความปลอดภัยที่เราได้พูดถึงไปนั้น มีตั้งแต่ การตั้งรหัสผ่านในการเข้าถึง ไปจนถึงการตั้งค่าระบบห้ามแก้ไขและพิมพ์เอกสาร เป็นต้น

จากจุดเด่นทั้งหมดจะเห็นได้ว่าระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์นั้นเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการรวมไปถึงเสริมความปลอดภัยให้กับเอกสาร ซึ่งผู้ประกอบการทุกคนในยุคปัจจุบันไม่ควรพลาดด้วยประการทั้งปวง